各学院： 

　　毕业生档案整理和转寄工作，是毕业生就业派遣工作的重要环节，事关毕业生的切身利益。根据《关于印发<中南林业科技大学学生档案管理办法>的通知》（中南林发〔2017〕163号）文件精神要求，现就我校2018届本专科毕业生档案整理和转寄工作有关事项通知如下： 

　　一、档案整理时间 

　　1.各学院在 7月1日前整理好档案，移交学校招生就业处后统一邮寄，联系人：张老师，0731-85623093。 

　　2.最终移交时间以打印成绩单、档案贴条和EMS快递单时间为准。 

　　二、档案材料的归档 

　　1.高等学校毕业生登记表（一定要盖学校公章） 

　　2.大学成绩单 

　　3.全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书（报到证白联）（国内全日制升学除外） 

　　4.高中档案 

　　5.各种获奖材料、党员材料、团员材料 

　　6.中南林业科技大学学籍卡 

　　7.中南林业科技大学学士学位授予决定书 

　　8.档案材料转递通知单及其它 

　　三、档案的装袋与封口 

　　1.档案整理的整个过程要认真仔细，不能张冠李戴，最好以“学号+姓名”的方式标注，特别注意同名同姓不能装错。 

　　2.封口时再检查一遍封面与内容是否相符，封口后并在骑缝处四角上盖好章（必须是‘中南林业科技大学…’的公章）； 

　　3.EMS快递面单上也要盖上公章（快递面单是背胶的，只要撕掉最底层的涂硅保护纸，直接粘贴在EMS信封贴面单处）； 

　　4.如果缺高等学校毕业生登记表、大学成绩单和就业通知书（白联, 国内全日制升学除外）三项中其中一项，其档案不能寄出，并在档案袋上用铅笔记载好所缺材料。 

　　四、档案材料的分类整理 

　　1.请严格按照学校下发的档案数据库的数据分类（下发时间另行通知），并按照协议书号顺序由小到大整理好； 

　　2.在人才市场做代理的，要按人才市场的要求整理，如：南京市人才和长沙市高新区人才必须贴三角标；长沙市人才必须有个人编号等； 

　　3.认真调阅考取研究生的调档函，部分院校需在EMS信封贴上调档函上的回单； 

　　4.升入本校研究生的档案，请各学院自行移交到毕业生录取学院的研究生档案保管部门； 

　　5.办理了省中心托管手续的毕业生 

　　⑴学院根据毕业生托管内容，整理相关托管所对应的材料并打印转交《湖南省就业指导中心档案户籍及党员组织关系移交表》（附件1）； 

　　⑵ 如托管党组织关系，党员材料（并在党员档案袋上列明材料清单）和学籍档案分别装袋密封盖章后统一移交；学籍和党员档案转递到中心后，党员必须由本人亲自携带一张二寸免冠照片到省就业指导中心办理组织关系接转手续； 

　　⑶ 如需落户，资料为：毕业证复印件、身份证复印件、报到证、集体户口登记卡、1寸蓝底彩色相片2张、计划生育移交单； 

　　⑷学院将学生合同、档案、名册在移交档案时一并移交给招生就业处； 

　　6.因招生就业处档案室已经撤销，缺材料无法转寄的毕业生档案请各学院自行妥善保管。 

　　五、档案邮寄地址 

　　由学校招生就业处统一打印档案袋贴条和EMS快递面单。 

　　六、其他注意事项 

　　1.档案材料转递通知单的填写：上联是存根，按要求填写；中联是转递通知单，要核对档案材料认真填写；回执是接收档案单位填写并寄回。 

　　2.档案的查询：学校预计7月15日左右以后邮寄毕业生档案，请毕业生大约于8月10日后登录就业信息网查询EMS单号（注意EMS查询期限为一年之内，即2018年7月至2019年7月。） 

　　3.按照要求，我校毕业生档案由EMS快递转寄或者专人送达，原则上不允许毕业生自提。如有特殊原因毕业生需自提的，请毕业生填写《毕业生档案自提申请书》（学校就业信息网-服务指南-常用下载栏目下载）且必须由本人办理。 

　　4.湖南省内部分市州毕业生回原籍网上报到或档案查询（请毕业生档案邮寄后再查询或报到） 

　　⑴长沙市：http://www.csbys.cn/ 

　　⑵湘西州：http://www.xxbys.com/ 

　　⑶张家界：http://www.zjjedu.cn/ 

　　⑷常德市：http://jyb.cdedu.cn/ 

　　⑸株洲市： 

　　⑹怀化市：http://gxbys.hhedu.gov.cn/ 

　　⑺岳阳市：http://www.yueyang.gov.cn/jytyj/23101/default.htm 

　　附件：1.湖南省就业指导中心档案户籍及党员组织关系移交表 

　　 2.EMS快递面单盖章示例、档案转递通知单填写示例、档案袋材料目录填写，贴条位置，骑缝章位置示例 

　　招生就业处 

　　2018年6月13日